Lean and Kanban

[Kanban I Virpi Rowe – Helmikuu 2016]

Arvovirran maksimointi

Tärkeintä on seurata prosessin läpimenoaikaa; siitä hetkestä kun asiakas tekee tilauksen, siihen hetkeen kun suoritus näkyy tilillämme. Tavoitteemme on minimoida läpimenoaika poistamalla siitä arvoa tuottamattomat toiminteet (’turhuus’, ’hukka’).

Lean - perusteet 

1. Määrittele mitä asiakas haluaa (tuote, arvo) 
2. Tunnista arvovirta joka toteuttaa asiakkaan haluaman arvon ja poista kaikki turhat tai hukkaa aiheuttavat vaiheet 
3. Luo virtaus jäljelle jääneiden arvoa tuottavien vaiheiden välille 
4. Mahdollista imuohjautuvuus
5. Kun arvo ja arvovirta on tunnistettu, hukka tuotantolinjalta poistettu ja imuohjautuva prosessi käytössä, tähtää täydellisyyteen jatkuvan parantamisen kautta

Lean – Hukka, muda

Arvovirta-analyysi - Value Stream Analysis

Arvoa tuottavat vaiheet I Läpimenoaika 

 

Scrum vs. Kanban

• Kumpikin toteuttaa Lean ja Agile periaatteita 
• Kumpikin on imuohjausmalli 
• Kummassakin rajoitetaan WIP:iä 
• Kumpikin käyttää läpinäkyvyyttää prosessin parantamisessa 
• Kumpikin tähtää nopeaan julkaisusykliin
•  Kumpikin perustuu tiimien itseohjautuvuuteen

Kanban perusperiaatteet 

1. Kuvaa arvovirta (prosessi) 
2. Rajoita keskeneräisen työn määrää (WIP, work in progress) 
3. Hallinnoi virtausta

Kanban periaate 1: Kuvaa arvovirta (prosessi)

Kanban-taulu on yksinkertainen tapa visualisoida tiimin työt. Taulun tarkoitus on indikoida mahdolliset pullonkaulat mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. 

• Kanban taulu voi olla joko fyysinen tai digitaalinen (esim. JIRA) jossa on esillä tiimin kaikki työ ja työvaiheet joiden läpi kukin työ kulkee 

• Taulun tarkoitus on helpottaa tiimin työn ja resurssien hallintaa. Jokainen näkee aina tiimin realistisen tilanteen 

• Taulu luo täyden läpinäkyvyyden niin tiimille kuin muillekin sidosryhmille 

• Kanban taulu on tiimikohtainen 

• Taulun pitää olla aina ajantasalla 

• Tiimi voi muokata taulua tarpeen mukaan 

• Taululla pitää olla näkyvillä kaikki sovitut säännöt 

Vinkkejä taulun hyödyntämiseen 

• Kaikki työt taululle, ei muuta työn ohjausta 

• Taulua hoidetaan aktiivisesti ja se on aina ajantasalla 

• Tiimi omistaa taulun! 

• Taulun määrityksiä muutetaan tarpeen mukaan 

• Taulu ei ole ikinä “valmis”

Kuvaa työvaiheet, näytä jokainen työ oikeassa työvaiheessa 

• WIP limit per työvaihe 

• “Bufferit” eli jono (vaihe jossa työtä ei aktiivisesti edistetä, esim, Analysis > Done) 

• Definition of Done per työvaihe 

• Indikaatio kuka tekee työtä juuri nyt 

Muut määritykset: 

• Työn tyyppi (bugit, kehitystyö) 

• Prioriteetit, poikkeukset 

• Muut sovitut praktiikat 

Kanban periaate 2: Rajoita keskeneräisen työn määrää

Jotta työn läpimenoaikaa saadaan lyhennettyä, yhtä aikaa meneillään olevan työn määrää tulee aktiivisesti rajoittaa 

• Tavoite: Tiimillä on mahdollisimman vähän keskeneräistä työtä 

• WIP limit määrittelee kuinka monta työtä voi maksimissaan olla tietyssä työvaiheessa samanaikaisesti. Työn suuruusluokalla ei ole merkitystä 

• WIP limitin tarkoitus on suhteuttaa työt tiimin kehityskapasiteettiin, eli minimoida “vaiheessa” olevan työn määrää 

• Jos WIP limit on liian pieni, silloin tiimi on alityöllistetty ja työtä valmistuu vähemmän kun tiimillä olisi kapasiteettia 

• Jos WIP on liian suuri, tiimi on ylityöllistetty. Tällöin usein laadulliset ja tuottavuuteen liittyvät haasteet ilmenevät 

• Oikeat WIP limitit löytyvät ajan myötä, niitä ei voi antaa valmiina 

Vinkkejä WIP:n löytämiseen 

• Virtaus toteutuu parhaiten kun työt ovat suurinpiirtein samaa kokoluokkaa 

• Tiimin jäsenten allokaatiot ovat stabiileja 

• Työtä hallitaan esim Jirassa jossa läpimenoaikoja voidaan mittaroida

Kanban periaate 3: Hallinnoi virtausta

“It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but rather the one most adaptable to change.” 

• Kanban tiimin ensisijainen onnistumisen mittari on läpimenoaika 

• Ensimmäinen askel prosessin optimoinnissa on tuntea prosessi 

• Hukan tunnistaminen ja eliminointi 

• Työnkulun hallinnan tarkoitus on tehostaa tiimin toimintaa, parantaa laatua ja nopeuttaa läpimenoaikoja 

• Läpimenoaikoja on helppo mittaroida esim JIRAssa. Manuaalisella Kanban taululla kortteihin tulee merkitä milloin työ on tullut backlogille ja milloin työ on aloitettu/valmistunut  

Lead time, Aika työpyynnön vastaanottamisesta tuotantoonvientiin

Cycle time, Aika joka kuluu työn tekemiseen 

Kanban -tiimi

Kanban tiimin tavoite on Lean -periaatteiden mukainen arvontuoton maksimointi 

• Tiimi tekee töitä jotta tiimi saavuttaa tavoitteensa 

• Kanban ei määrittele pakollisia tiimin rooleja. Työn laatu ja määrä määrittelee tiimin kokoonpanon, osaamisen ja koon 

• Parhaimmillaan Kanban tiimi ei tarvitse erillistä työnohjausta, tiimi on itseohjautuva moniosaaja -tiimi 

• Tehokkaimmillaan yhdessä lokaatiossa 

• Tiimin jäsenet täydellä allokaatiolla 

• Tiimi on vastuussa prosessin kehittämisestä (Kaizen)

Scrum vs. Kanban, erot 

Mittarit: Cumulative Flow Diagram 

Lean säännöt arvovirran optimointiin

1. Value over flow
   Maksimoi arvontuotto virtauksen kustannuksella 
2. Flow over waste elimination
   Kasvata WIPpiä tarpeen mukaan jotta virtaus säilyy, vaikkakin se saattaa lisätä hukkaa 
3. Eliminate waste to improve efficiency
   Poista hukka tehokkuuden tieltä

 

Kanban vs Scrum