Sprintin tavoitteet ja sitouttaminen

Neil Killickin postauksen innoittamana päädyin pohtimaan sprinttien tavoitteita ja miksi niiden selkiyttäminen on joskus niin haasteellista.

Scrum-tiimissä product owner ja scrum master pyrkivät luomaan sprintille selkeän backlogin, jonka tekemiseen tiimi sitoutuu. Asiakkaalle annetaan usein lupaus sprintille otettavista taskeista, ja niiden deadlinet kommunikoidaan tiimille. 

Jostain syystä usein kuitenkin käy niin, että tekemisen aloittaminen priorisoidaan, ja kriittisten tekemisten valmistumiset aikataulutetaan, mutta varsinainen sprintin kokonaistavoite ja päämäärä jää suunnittelematta, kommunikoimatta ja sitouttamatta.

Pitäisikö keskittyä enemmän siihen, mikä on sprint goal? Nähdäänkö metsää puilta?

Olennaisia havaintoja ja kysymyksiä tähän liittyen, joihin product ownerin tulisi keskittyä

• Kaikilta sidosryhmiltä tulevien erillisten ja kilpailevien prioriteettien selkiyttäminen hyväksi backlogiksi tiimille
• toteutuuko tämä, onko roadmap olemassa?
• Tunnista ja kommunikoi selkeät aikarajat (deadlinet), joiden jälkeen backlog itemin arvo vähenee tai katoaa
• onko aikarajojen perusteet selkeät (asiakaslupaukset, lakivaatimukset jne)?
• onko selkeää mikä on valmiin tuotoksen aikaraja ja miten se vaikuttaa arvoon?
• miten tavoite vaikuttaa siihen?
• Varmista että tiimi keskittyy tekemään oikeaa asiaa oikeaan aikaan
• tähän keskittyy monesti ongelman ydin. Tehdäänkö oikeita asioita oikeaan aikaan?
• onko koko tiimillä yhtenäinen käsitys tästä, ja onko se kommunikoitu selkeästi PO:n ja SM:n toimesta?
• Toimi yhteistyössä tiimin kanssa sprintin tavoitteiden ja niihin liittyvien tehtävien ymmärtämisessä, tee kompromisseja tarvittaessa
• Sprintin tavoitteiden tulisi olla selkeät jo lähdössä, mutta matkan varrella asioita saattaa muuttua ja tavoitteiden ja tekemisen täytyy voida elää sen mukana. 
• Olennaista on miten tätä kommunikoidaan tiimille
• Neuvottele sprintin scopesta ja prioriteeteista tiimin kanssa sekä sprinttejä ennen, niiden välillä ja niiden aikana, sitä mukaa kun tieto ja ymmärrys lisääntyy
• scope ja prioriteetit voivat elää mutta tiimin tekemiseen keskittyminen täytyy voida myös turvata
• Auta tiimiä kehittämään Definition of Ready- ja Definition of Done- määritelmiään laadun  ja asiakaskokemuksen parantamiseksi
• Varmista että jokainen Done-tuotos edustaa jotain arvoa loppukäyttäjälle, ja että on vahvistettu että se toimii ja tekee kuten asiakas odottaa
• Definition of done ja toimitettava kokonaisuus on olennaista ymmärtää yhtenevästi sprintin tavoitteiden osalta. Jos tämä ei ole selkeää, ei tavoitteetkaan voi olla selkeitä.

Sprintin tavoite on eri asia kuin sprintin backlogille listattavat priorisoidut taskit. 

Tavoite selventää miksi näitä tehdään, luo motivaation niiden toteutukselle. Tavoitteen pitäisi olla yhteinen, PO:n ja tiimin tulee olla samalla sivulla siitä mikä on oikea tapa päästä tavoitteeseen; mitä tehdään, milloin tehdään ja miten tehdään jotta sovittu tavoite saavutetaan.

Sprintin tavoitteiden asettaminen on helppoa ja selkeää, jos tiimi toteuttaa perinteisen scrumtiimin tavoin jotain kokonaisuutta, jolloin kaikki sprintillä olevat storyt ja taskit liittyvät esim. jonkun featuren toimittamiseen. Tällöin perusperiaate "jokaisella sprintillä tulisi olla yksi selkeä, yhteinen tavoite" on suhteellisen helppo toteuttaa. Haasteellisemmaksi tekeminen menee, jos tiimi on iso ja siinä tehdään useiden alueiden toisistaan eriäviä storyja. Tällöinkin pitäisi ainakin voida luoda tavoitteet, vaikka sitten eri alueille eri tavoitteet mutta kuitenkin siten että koko tiimillä on yhtenevä käsitys mikä on se varsinainen maali tällä sprintillä ja miten siihen tulisi päästä.

Mitä hyötyä tavoitteista on, jos storyt, prioriteetit ja deadlinet ovat selkeät?

Se mitä sprintin tavoitteeksi sovitaan, auttaa myös kommunikointia asiakkaan suuntaan. On selkeämpää viestiä mitä pyritään tällä sprintillä saamaan valmiiksi, kuin että mitä otetaan tällä sprintillä työn alle. 
Tavoite helpottaa priorisointia ja sprintin suunnittelua.

Selkeä tavoite antaa paremmat mahdollisuudet tiimille elää ja reagoida muutoksiin joita sprintin aikana mahdollisesti tapahtuu, tietty määrä epävarmuutta on kuitenkin aina hyväksyttävää ja oletettavaa.
Yhteinen ja selkeä tavoite sprintille mahdollistaa sitouttamisen, tiimi ei sitoudu erillisiin taskeihin vaan tavoitteeseen.

Pohjalla:
http://neilkillick.com/2015/02/01/how-do-i-know-im-an-effective-product-owner/

http://neilkillick.com/2015/01/22/how-do-i-know-im-an-effective-scrum-master/
http://www.romanpichler.com/blog/sprint-goal-template/
http://www.scaledagileframework.com/sprint-goals/
http://www.romanpichler.com/blog/effective-sprint-goals/